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AIoT大家谈|当下的智慧办公3.5时代

——as对话云思智慧副总裁胡轩

如果对标智能生产领域的工业4.0,那么智慧办公就是人类办公行为的3.5阶段。
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  在数字化趋势下,很多企业都在寻求一些智能化手段来实现有效管理办公空间、降低运营成本以及提升办公效率,特别是疫情加速了传统办公模式的改变,也进一步推动了办公数字化解决方案需求的增加。

  现阶段商务办公领域的数字化发展进行到了什么样的阶段?如何依托人工智能、物联网、云计算、融合通信等技术助推传统办公模式的数字化变革?尤其是如何落实办公场景的安防管理、会议管理等多方面的功能应用?

  7月27日,15:00-16:00『AIoT创新应用 话题大家谈』直播间,上海云思智慧信息技术有限公司 副总裁胡轩围绕着上述话题在直播间做了精彩分享,以下为直播访谈QA记录,希望能给行业市场发展带来些许参考!

  Q:a&s 执行主编 汪琴丽

  A: 上海云思智慧信息技术有限公司副总裁  胡轩

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  Q:从云思的角度出发,如何理解“智慧办公”的概念?

  A:我认为,智慧办公,从技术定义和概念上来讲,是企业和组织办公场景面向未来的革命性升级。

  现在各个行业都喜欢用1.0/2.0/3.0来表述行业发展阶段

  如果对标智能生产领域的工业4.0,那么智慧办公就是人类办公行为的3.5阶段。

  为什么说是3.5呢?我觉得1.0是由人类生产管理行为所催生的传统案头办公模式,随着公司的产生,办公室、写字楼这种专为企业和组织经营产生的建筑形式应运而生,这个时代我们的人(人物)、地点(场景)、办公资料(物)、事件(办公流程)都是在线下的、案头的;

  2.0是由互联网革命引发的办公自动化与线上化,随着邮件、OA办公软件的出现,人类办公行为的交互、协同效率大大提高了,这个时代最大的标志就是实现了无纸化(大家可以脑补一下哈,发生在大约十年前的场景),我们办公行为4要素中办公事件的流程、审批完全实现了线上化,但是我们其他的三要素还是没有本质上的变化,大家还是要去办公室上班、开会还是要坐在一起,还是邮件、OA、MSN三大办公法宝来回切换。

  随着移动互联网、5G的普及和发展,移动办公成为了可能,所以办公行为3.0的时代最大的特征就是突破了办公地点,我们可以随时随地的处理邮件,处理OA流程,也可以在家里、在酒店,甚至在动车飞机上开视频会议,这也是我们目前大部分企业和组织所经历的办公时代。

  然而,随着人工智能、物联网、大数据等技术的逐渐成熟和广泛应用,我们的智慧办公时代来临了,我觉的这个时代最大的特征就是利用这些划时代的技术,同时把我们办公人员(包括员工和企业管理者)、各类办公设备和资产、贯穿全天的各类办公场景,也就是咱们今天说的人、物、场都线上化了,并且区别于上一代标准化、前篇一律的办公系统,智慧办公可以自适应我们企业自身的办公和管理需求;同时,在人、物、场线上化后,我们将三者在运行过程中产生的逻辑通过内部的数据交换解决了我们原本办公行为中很多繁琐的环节。比如:邀约外部访客来公司开会,这个看似简单的动作在我们目前的办公行为中可能要经过N个步骤才可以完成。

  而在智慧办公时代,只要一个动作,通过我们的会议数字化产品发出一个外部访客会议邀请,就会自动发出会议邀请邮件、参会者通过会议邀请链接就可以提前查看会议资料、自动关联大楼的通行系统、到了会场通过扫脸实现签到,坐在会议主持人通过坐席排布系统安排好的座位,会后根据权限查看当场会议的会议纪要,甚至可以根据会议纪要被分配代办任务等。

  同样,这种场景可能也时常发生在我们大企业集团型客户,在企业不同分部和分支机构中频繁的办公行为。

  另外,智慧办公既能为办公系统的使用者和参与者提供了更加便捷、快速、人性化的手段和体验,也能为管理者提供更加全面、丰富、有价值的数据和工具。比如说一个超过千人的企业管理者,系统能够掌握公司某一个项目推进情况的会议,这种会议可能在某个节点上是非常关键的,会议数字化产品可以马上让他看到这场会议的会议纪要,甚至会议语音和纪要的同步实时比对;当然,管理者也完全可以根据通过数字会议的BI看板了解会议频次和会议质量,把握企业发展和治理的脉络。

  所以,智慧办公时代贯穿了企业办公关键行为的所有场景,填补了传统OA无法满足企业和组织精细化管理、降本增效、改善体验的需求。可以说,智慧办公是企业打开未来大门的一把钥匙,是传统企业向数字化迈进的重要核心。

  Q:您看到这一波数字化浪潮在智慧办公领域有带来哪些明显的变化和机会?

  A:任何产业发展转型必须经过三个阶段,导入期,发展期,成熟期三个阶段,就像电动车,例如特斯拉,从刚发布时候很多人不接受,到很多人使用,是一个必然的阶段。目前很多对办公品质有要求的大型企业来说,企业的办公效率、降本增效已经成为了必选项。但是就像很多新事物一样,智慧办公数字化客观的讲,它的受众规模和需求,无论从应用场景的覆盖还是从企业的接受程度来讲,都还处于萌芽期。

  但是我们可以预见,数字化办公未来一片光明。随着政府不断发布支持数字化转型的政策,以及目前一些大型头部企业对数字化发展的重视,大家都有目共睹。所以在未来,办公作为人类生产活动中最重要的环节,这个领域内相关的数字化应用和价值会越来越大,对企业未来发展和打造数字化企业都将是至关重要的。

  Q:当下,业内充斥着数字化办公、智慧办公等诸多概念,这些概念是否有一定的标准?它们之间的区别又是什么?

  A:智慧化主要是基于物联网等技术来促进办公空间内环境、应用场景更加智能化;数字化办公则主要指通过对办公行为、办公流程等数据进行采集、分析应用,从而来为办公空间管理、能耗管理、智慧通行、办公运营等方面的应用做支撑。

  Q:我们注意到云思在行业内提出了“泛办公”的概念,可以具体讲解一下什么是“数字化泛办公”吗?

  A:泛办公理念确实是我们云思在行业内第一个提出来的。所谓泛办公,其实就是就是相对于我们传统办公模式,智慧办公在时间、空间、事件上带来的无限延展,不再受地域、时空、系统间的限制,而是一个泛在的、无时不在、无处不在且能够自学习、自适应的数字化系统。

  我们泛办公相关产品主要指EOA系统, 这里解释一下云思智慧EOA系统理念:

  这个E有三个含义:

  第一个就是Extension,也就是扩展的意思,刚才讲到扩展不仅仅是指功能上的扩展,更是空间和场景上的扩展;

  第二个是Experience,也就是体验的意思,我们的数字化泛办公解决方案更加关注用户的体验,能够让我们的用户感觉到办公也是一种乐趣;

  第三个意思也就是Effcient,也就是高效的意思,我们的解决方案可以帮助企业和组织大大的提高办公效能,同时可以降低成本,虽然降本增效这句话已经被讲烂了,但是我们的降本增效、帮我们的用户省钱都是活生生的例子,后面我们可以展开讲讲。

  Q:有哪些典型的案例可以大概说明一下数字化方案上线后,和传统办公模式相比,在办公体验、降本增效、节能环保等各方面有哪些明显提升(可用实际数据说明)

  A:在办公体验方面前面已经举了几个例子了,这样的例子实际上在很多办公场景中比比皆是,我想如果朋友们有兴趣,可以关注云思以及ssot的公众号,联系我们,在我们的智慧展厅和客户的实际案例中去亲自体验,这肯定比我靠嘴说的要体验好。

  今天我想通过几个实际案例跟大家分享一些降本增效的案例:

  1、  在某金融数据中心项目中,原来外来访客进出园区都需要进行人工登记,造成每天入园的排队等候时长超过了45分钟,在上线云思数字化通行产品后,通过线上化的访客邀约以及自助认证的方式,可以将单个人员登记的时长从3分钟缩短到10秒,现在基本不会出现排队现象。另外由于疫情影响,所以的访客登记和身份验证都是通过无接触实现,在大大提高了通行效率的同时,也提高了安保工作、访客身份认证、防疫认证的安全和效率。

  2、在安亭某大型车企的厂区,以往每个厂区都需要配置3名以上的安保人员,2个管入园登记 一个管车辆的引导,通过云思数字化通行产品升级改造之后,平均每个厂区入口可以缩减1-2名安保人员。十几个厂区就可以缩减一半的保安人员,每年节省的人力成本接近四五百万。

  3、 在某大型国有企业的会议场景,有50多种各类不同类型的会议室,通过云思数字化会议BI看板数据分析,发现8到15人的会议室每天都供不应求,但是20人以上的会议室需求频率很低。基于直观可靠的数据分析,我们可以帮用户进行了空间结构的优化调整,将部分的大型会议室改造成为了可分割的会议室,同时将另外一些非常低频使用的会议室的空间进行了释放,由此将会议室的综合使用率提升了百分之17%。

  其实,这些例子都是数字化办公直接带来的效益,我们在和很多行业客户交流的过程中,还发现了很多意想不到的数据用途。比如说某个互联网企业的人力资源部门希望通过我们的数字通行系统建立员工的工作时长的数据,对连续3天日工作时长超过12小时的员工数据要系统弹窗,然后公司要员工进行强制休息和心理疏导,这也是数字化之后为企业对员工关怀提供管理手段的一个实例。

  所以,数字化办公给我们带来的数字化变革远远超出我们的想象。

  Q:后疫情时代,智慧办公模式有哪些新的变化?

  A:我相信经历了上海封控之后,大部分的企业和员工都被迫适应了居家办公。线上会议和居家办公协同已被迫融入办公习惯。被封在家中远程与同事和客户交流给我们带来了非常多的不习惯,但同时也让我们体验到了线上办公带来的便利和高效。

  在后疫情时代,零接触场景也越来越多,对人脸的应用也越来越广泛,对我们的通行也提出了更多的要求,常态化疫情防控要求我们的通行管理能做到一站式通行,例如考勤,测温,门禁合一,核酸码、行程码、疫情防控承诺书两码一书合一,在确保安全的前提下,大幅提高通行效率,同时减少人为核验带来的不确定性。另外我们的在线数字化访客系统,也可以准确无误地将访客身份、来访时间、访客的疫情相关情况实时通过人证比对进行核验,确保我们在疫情防控上的有效手段,

  另外在后疫情时代,不同规模的企业对空间坪效的成本也越来越在乎。如果人不能来公司办公,空置的办公场地就变成了很大的支出,投入产出比很低。大型国企央企和中小型企业的老板都有一个感觉,就是好像我们并不需要这么大的办公场地,在房租不能减免的情况下,也终于开始考虑如何提高办公空间使用率,科学的管理我们的办公空间。所以我们共享办公的模式也在后疫情时代逐渐被大家接受和利用。像云思的数字化空间产品,在疫情之前已帮助很多的企业实现了空间坪效的优化,实现了办公场地成本的大幅降低,更实现了人、物、场的三者融合。

  Q:混合办公,本地+远程如何展开高效协作?

  A:后疫情时代,线上办公、会议、办公协同将成为常态。这对我们在智慧办公产品和智慧办公解决方案的研发上提出了新的需求。例如云思智慧会议系统,支持线上线下会议同时预约,一键完成会议链接发送,会议资料上传和在线查看。未来考虑到疫情的不确定。无论员工是在出差,在居家办公、在办公室,都可以无感地在本地和异地会议中切换。

  另外,通过我们EOA平台中的办公协同功能,即使我们员工在家,也可以看到员工的工作状态,是工作、休息还是免打扰,可以根据员工状态实时的拉一个线上会议、更新一个共享文档,没被封控的同学也可以通过约见,到公司或者楼下的咖啡馆见面聊聊。

  Q:智慧办公数字化升级探索过程中,最具挑战性的环节在哪里?

  A:企业数字化办公转型过程中的痛点主要来自三个方面:

  1、企业内部传统职能部门分工与数字化场景打通需求的矛盾;

  2、传统办公系统(OA、HR、财务等)与数字化办公系统之间数据、逻辑的交互与兼容;

  3、数字化办公系统在集团化组织应用和部署时,管理构架、权限和信息安全问题。

  云思作为国内领先的数字化办公产品与服务的提供商,多年来为多个行业客户赋能,积累了丰富的企业数字化转型实战经验。云思的数字化泛办公平台(EOA),在实现数字化办公全场景打通的基础上,通过管理端职能、权限分级,平滑适应企业内部组织构架;同时,EOA与市场主流办公系统(OA、HR、财务)均有成熟接口, 可高效实现数据对接;另外,EOA已应用于多个集团化企业、组织的数字化办公转型项目,并且成功通过等级保护等信息安全测评,充分保障了企业内部办公信息安全。

  Q:未来3-5年,您所看到的行业未来发展走势将如何,企业又有哪些前瞻性部署?

  A:未来3-5年,我们一定会看到智慧办公的发展期,无论是国家的数字化战略还是企业面向未来竞争的实际发展需要,数字化都是企业和组织的必选项。

  当然,目前智慧办公这个赛道还略显孤独,也希望有更多的企业和合作伙伴能够更加关注智慧办公领域即将到来的数字化时代,为行业带来更多有价值的产品和解决方案,产业链上下游携手共同推动智慧办公行业业态的持续完善。

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